En ocasiones será necesario llevar el registro de las personas que asistan a algunas actividades como el trabajo, la escuela o eventos. La manera más fácil de hacerlo es con una lista de asistencia. Los formatos que se utilicen dependerá de las necesidades y el tipo de actividad, hoy te contamos más a cerca de ello.
| Formato: | Microsoft Excel |
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 Ver y Descargar: | Modelo de Lista en Excel |
¿Qué es una lista de asistencia?
La lista de asistencia es un documento de registro. Este sirve para validar que una persona ha participado en cierta actividad. Suele utilizarse para la entrada y salida al trabajo, la asistencia a clases y cuando se va a algún evento.
De manera general servirá para registrar datos como nombre, apellido, hora, pero también puede incluir el número de teléfono y correo para enviar material o continuar en contacto.
Plantilla de Lista de Asistencia para descargar en Formato Excel
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¿Qué suele incluir una lista de asistencia?
El formato de lista de asistencia no es único, pues variará en función de las necesidades y el tipo de actividad, pero hay algunos elementos comunes que son:
Título
Las listas se hacen una tabla y esta debe tener un título. Si es para el trabajo puede ser “Lista de asistencia laboral” si es para la escuela “Lista de asistencia de [Nombre del curso]” y si fuese un evento se colocará “Evento de recolección de fondos”. El titulo no debe ser demasiado extenso, una cuantas palabras bastarán.
Fecha
Se colocará el día, mes y año en el que se está realizando el evento. Estas listas de asistencias se suelen archivar como medio de prueba. Supongamos que un empleado cuando recibe su pago ha tenido un descuento por un día no laborado y este asegura que sí asistió a su puesto. Para verificarlo se revisará el archivo de la asistencia de ese mes y se ratificará si asistió o no.
Nombre y apellido
Esto es indispensable, y suele estar en la primera columna de la tabla. Aquí los firmantes colocarán su nombre y apellido. Cuando se haga la tabla asegúrate de dejar espacio suficiente para que los datos sean llenados sin problemas.
Hora
La hora se suele utilizar sobre todo en las listas de asistencias laborales. En este apartado se colocará la hora exacta en la que ha llegado el empleado para verificar si tiene retardo o no.
Otros rubros
En este apartado hay muchas variaciones y dependerán del tipo de lista que se utilice. Puede incluir rubros como la edad, puesto, carrera que estudia, número de teléfono, correo, etc. Cuantos se coloquen dependerá de las necesidades del evento.
¿Qué incluir en una lista de asistencia escolar?
Aunque puede variar, lo común es que se coloque en este tipo de lista:
- Nombre de la institución y logo.
- Título
- Datos del curso: Se colocará el nombre, el tiempo de la clase, horario, el lugar en el que se dicta la clase.
- Fecha: Día, mes y año.
- Nombre del profesor.
- Nombre y apellido de los asistentes.
- Número de identidad
- Firma
- Nivel que cursa.
¿Qué incluir en una lista de asistencia a un evento?
En las de asistencia a eventos las cosas cambian un poco, siempre coloca:
- Título: Este será el del nombre del evento.
- Fecha: Día mes y año.
- Nombre y apellido de los asistentes.
- Número de identidad
- Medio de contacto: Puede ser correo o número de teléfono.
- Firma.
¿Qué incluir en una lista de asistencia laboral?
Cuando se hace una lista de asistencia laboral se incluye:
- Título
- Nombre y apellido del empleado
- Hora de entrada y salida
- Cargo o puesto que ocupa
- Firma
¿Es necesaria la supervisión en la firma de la lista de asistencia?
La supervisión de la lista no es necesaria a menos que se trata de una lista de asistencia laboral. Esto porque su principal objetivo es hacer el registro de la hora de entrada y salida de los empleados. Un trabajador podría llegar tarde y firmar como si hubiese llegado temprano.
Para evitar esto, se le encarga la supervisión de la lista a alguien, que puede ser el recepcionista que verificará que se haya llenado de forma adecuada. Además, se podría incluir un apartado para notas en las que se especificará si el empleado ha llegado con uniforme o no.
Errores al hacer listas de asistencia
Ya sabes cómo hacer una lista de asistencia, y la verdad es que esto es bastante fácil, pero se pueden cometer algunos errores. Los más comunes son:
- Ubicación: La lista debe estar siempre en un lugar visible y accesible. Así los asistentes, empleados o estudiantes podrán firmarla sin problemas.
- Organización: Los elementos que se deben llenar debe estar en un orden lógico. Primero va el nombre y apellido y luego lo que se coloque dependerá del caso. Si se trata de una lista laboral se pueden imprimir los nombres y apellidos de los empleados para que estos solo coloquen la entrada y salida del trabajo, esto ahorrará tiempo.
- Espacio: Ahorrar espacio en las listas es posible, pero si dejas todo muy pegado no habrá suficiente espacio para que se llenen los datos y será más difícil identificar qué es lo que se ha escrito.
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